Пример Составления Инструкция По Делопроизводству

Поэтому инструкция по делопроизводству предназначена для всех сотрудников организации, работающих с документами, не только для службы делопроизводства. Приказ об утверждении инструкции по делопроизводству можно подготовить по следующему образцу. ЗАКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «ТЫКОВКА» (ЗАО «Тыковка») ПРИКАЗ «23» сентября 2014 г. № 96 г. Краснодар Об утверждении инструкции по делопроизводству В целях организации работы по соблюдению порядка ведения делопроизводства в ЗАО «Тыковка»...

Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» установил, что документирова\u001Fние информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы, а порядок докумен\u001Fтирования устанавливается органами государственной влас\u001Fти, ответственными за организацию делопроизводства и стан\u001Fдартизацию документов и их массивов. [3] В соответствии с ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» требование разрабатывать инструкции по делопроизводству должно соблюдаться исполнительными органами в субъектах Российской Федерации и органами местного самоуправления. [3]. Федеральные органы исполнительной власти в соответствии с учетом специфики разрабатывают инструкции по делопроизводству согласно Правилам делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. [5] Остальные организации руководствуются этим как лучшей практикой, т.к. требование издавать инструкции по делопроизводству для них необязательно. Однако на сегодняшний день не отменена, принятая в 1988 году Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ), которая регламентирует вопросы делопроизводства. ГСДОУ устанавливает единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях и общественных организациях. Согласно п.1.9 ГСДОУ единые требования ко всем системам документации внедряются путем издания государственных, республиканских и отраслевых стандартов и инструкций по вопросам документационного обеспечения управленческой деятельности, учитывающих специфику отрасли. [7] Уполномоченные органы вправе осуществлять контроль (надзор) за деятельностью юридических лиц, включая организацию делопроизводства. Общий порядок осуществления контроля регламентируется ФЗ от 26.12.2008 № 294 и нормативно-правовыми актами соответствующих уполномоченных органов. Проверку организации делопроизводства вправе осуществлять Федеральное архивное агентство (его территориальный орган). Одной из задач проверки является осуществление контроля за соблюдением работодателем законодательства об архивном деле, нормативных правовых актов, содержащих обязательные требования к организации делопроизводства. [12] Исходя из вышесказанного можно сделать вывод, что, несмотря на то, что законодательством не регламентировано обязательное требование к составлению инструкции по делопроизводству в организациях и учреждениях различной организационно-правовой формы, осознание в необходимости данного нормативно-методического документа должно быть у каждого руководителя. Практически инструкция закрепляет систему делопроизводства, сложившуюся в той или иной конкретной организации. Каждый руководитель должен понимать, что эффективная работа с информацией и документацией возможна только тогда, когда деятельность по документационному обеспечению управления будет организована на современном уровне, что выражается в нормативной регламентации технологических процессов работы с документами. Кто должен разрабатывать инструкцию? Подготовку Инструкции осуществляет служба документационного обеспечения при участии архива, юридической службы. В организациях, не имеющих службы ДОУ, разработкой этого документа занимается сотрудник, отвечающий за организацию работы с документами. Инструкцию подписывает руководитель того подразделения, которое ее разработало. Инструкция может вводиться в действие после утверждения руководителем организации или после издания специального распорядительного документа. Пример оформления приказа о введении инструкции по делопроизводству приведен в Приложении 2. И в том и в другом случае на первой странице инструкции оформляется гриф утверждения с указанием должности и даты утверждения или ссылки на распорядительный документ, его дату и номер. После утверждения она рассылается во все структурные подразделения для использования в работе. Инструкции по делопроизводству должна быть доведена до каждого работника организации. Служба ДОУ должна провести обучение работников, ответственных за делопроизводство в подразделениях, новым правилам работы с документами. На этих занятиях разработчики инструкции разъясняют содержание инструкции, обращая внимание на наиболее важные, принципиальные положения. В дальнейшем задача службы ДОУ – контролировать соблюдение положений инструкции в текущей работе. Требования к составлению инструкции по делопроизводству При составлении инструкции по делопроизводству конкретной организации за образец может быть взята Примерная инструкция по ДОУ, приведенная в Методических рекомендациях ВНИИДАД: «Разработка нормативных документов по документационному обеспечению организации» и разделы ГОСТ Р ИСО 15489-1 – 2007 «Управление документами. Общие требования». Также могут быть использованы «Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти». Хотя они является обязательными только для государственных органов и органов местного самоуправления, тем не менее, структура и отдельные общие положения могут быть использованы при подготовке инструкции по делопроизводству в организациях любой формы собственности. Структура инструкции по делопроизводству Структура текста инструкции по делопроизводству не регламентирована нормативно-методическими документами межотраслевого действия. Обычно инструкция включает общие положения, тематические разделы и приложения. В разделе «Общие положения» устанавливают: Состав тематических разделов может изменяться и дополняться в зависимости от условий работы и принятой технологии. В инструкции по делопроизводству могут быть разделы по работе с обращениями граждан, с документами с ограниченной сферой распространения (ДСП), по техническому обеспечению подготовки документов (печатание, звукозапись, стенография, факсимильная связь и т.д.). К инструкции по делопроизводству обычно составляют приложения, которые должны содержать максимум справочно-иллюстративного материала, систематизированного в порядке расположения разделов. В приложения помещают схемы документопотоков, оттиски печатей и штампов, образцы бланков, образцы заполнения форм документов, примеры оформления отдельных видов документов, перечни контролируемых документов, формы их учета, формы номенклатуры дел и др. [13] Формуляр-образец инструкции по делопроизводству Анализ научно-методической литературы в области делопроизводства показал, что на сегодняшний день отсутствует формуляр-образец инструкции по делопроизводству с отображением полного набора реквизитов. В связи с этим нами была разработана модель формуляра-образца Инструкции по делопроизводству с необходимым набором реквизитов (см. Приложение 1). В разработанный нами формуляр-образец включен полный набор необходимых реквизитов, чем то представлено в научных источниках. Правильность оформления инструкции по делопроизводству является одним из условий, обеспечивающих грамотную работу с документами любого предприятия. Многие организации для оформления локальных нормативных актов вырабатывают свой индивидуальный корпоративный стиль оформления. Проанализируем инструкцию по делопроизводству открытого акционерного общества «Магнитогорский металлургический комбинат» (далее ОАО «ММК») с точки зрения ее соответствия основным требованиям и выявим, какие достоинства и недостатки имеются в ее оформлении. ОАО «ММК» не относится к органам власти и поэтому разрабатывает свою нормативно-методическую базу самостоятельно, в том числе инструкцию по делопроизводству. Для комплексного анализа была взята инструкция по делопроизводству ОАО «ММК» И АО 3-01-2011, Редакция №12. Анализ будем производить на основе формуляра-образца, разработанного нами на материале нормативно-методического обеспечения федеральных органов исполнительной власти и практики предприятий данной организационно-правовой формы. По видам деятельности (назначению) и месту в системе управленческой документациианализируемая инструкция относится к управленческой документации, в частности, к организационно-правовой документации, т.к. инструкция устанавливает единую систему делопроизводства и обязательна для всех работников учреждения, фирмы. Организационно-правовые документы содержат положения строго обязательные для исполнения, они реализуют нормы адми\u001Fнистративного права и являются правовой основой деятельности учреждения. Инструкция по делопроизводству проходит в обязательном порядке процедуру утверждения руководителем данной организации или ее коллегиальным органом (например, собранием акционеров или Советом директоров). Организационные документы могут утверждаться непосредственно актом руководителя с проставлением грифа утверждения на организационно-правовом документе или распорядительным документом (постановлением, решением, приказом или распоряжением). Инструкция по делопроизводству не имеет кода формы документа в ОКУД, следовательно, не входит в унифицированные системы документации. Анализируемый документ не имеет строгой унификации. ГОСТ Р 6.30-2003 не включает такой реквизит, как виза ознакомления. Данный реквизит необходимо включить в формуляр Инструкции по делопроизводству, так как с документом должны быть ознакомлены все сотрудники, работающие с документами. [2] Анализируемая инструкция по делопроизводству оформлена на чистом листе бумаги с оформлением титульного листа. Инструкция по делопроизводству относится к документам сложной структуры, оформление которых отличается от других организационно-распорядительных документов, поэтому наличие титульного листа оправдано. Инструкция имеет все необходимые реквизиты для идентификации документа, однако не достает реквизитов идентифицирующих автора документа. Документ оформлен с продольным расположением реквизитов. Формат и цвет бумаги, размер шрифта реквизитов, межстрочные интервалы, интервалы между реквизитами, размер полей в целом соответствуют техническим требованиям. Инструкция по делопроизводству оформлена на бланке документов стандартного формата А4 (210 х 297 (мм)), что является верным. Поля анализируемого документа также оформлены в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003: 20 мм - левое;10 мм - правое;20 мм - верхнее;20 мм - нижнее. Композиционно в оформлении данной инструкции по делопроизводству присутствуют все части:

Примеры оформления и унифицированные формы документов Инструкция по делопроизводству (или документационному обеспечению управления) единый порядок составления, оформления документов и работы с ними в.

Инструкция по делопроизводству - основной локальный нормативный Основой для их составления являются Примерные и Типовые инструкции, а также форм документов, примеры оформления отдельных видов документов.

Настоящая Инструкция по делопроизводству в Администрации муниципального образования. Реквизит "Место составления или издания документа" указывается в том случае, если затруднено его Пример колонтитула.

Типовая инструкция по делопроизводству в Кыргызской Республике (далее. 12) Место составления или издания документа указывается в том случае.

Инструкция по делопроизводству обычно утверждается приказом и действует в действие инструкции по делопроизводству вместо указанного примера. Приказ на временное исполнение обязанностей · Образец составления.

Пример оформления приказа о введении инструкции по делопроизводству приведен в Требования к составлению инструкции по делопроизводству.